Dự báo nhu cầu trong quản lý kinh doanh

Dự báo nhu cầu là công việc cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Dự báo nhu cầu là bước đầu tiên trong quy trình lập kế hoạch. Dự báo có độ chính xác cao sẽ giúp cho kế hoạch được xây dựng sát sao với thực tế hơn. Như vậy có thể nói rằng, bước đầu tiên trong việc cải thiện độ chính xác của kế hoạch là cải thiện độ chính xác của dự báo nhu cầu. Ông Julien Brun, tổng giám đốc công ty CEL Consulting chia sẻ rằng trong quá trình thực hiện các dự án tư vấn thiết kế và cải thiện chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp trên toàn khu vực Đông Nam Á, hầu hết các doanh nghiệp đều gặp vấn đề với công tác dự báo nhu cầu.

Những lợi ích của dự báo nhu cầu chính xác

Đặc biệt là ở Việt Nam, nơi mà thị trường tăng trưởng nhanh và có nhiều biến động, dự báo chính xác trở nên khó khăn hơn, và cũng cần thiết hơn để doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí cũng như tăng khả năng cạnh tranh. Các doanh nghiệp đang dần nhận ra rằng năng lực dự báo nhu cầu chính sác sẽ là một trong những thế mạnh cạnh tranh của doanh nghiệp trong dài hạn. Theo ông Julien, dự báo nhu cầu chính xác có những ảnh hưởng tích cực đến doanh nghiệp như:

Tăng doanh thu - Giảm nguy cơ thiếu hàng để bán và mất doanh số. Tăng mức độ phục vụ cho khách hàng mà không đội chi phí lên quá cao. Cứ tăng 1% độ chính xác có thể giảm 6.5% nguy cơ hết hàng bán.

Giảm chi phí - Giảm tồn kho, giải phóng vốn và giảm những phát sinh từ hoạt động khuyến mãi ngoài kế hoạch. Cung cấp thông tin chính xác để đàm phán giá cả với nhà cung cấp. Cứ tăng 1% độ chính xác có thể giảm 16.5% tồn kho.

Kim chỉ nam cho kế hoạch kinh doanh dài hạn - Dự báo chính xác trong dài hạn cho phép đưa ra những quyết định đầu tư đúng đắn và hiệu quả hơn. Ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong dài hạn.

Theo nghiên cứu tổng hợp từ CEL, ông Julien chia sẻ rằng việc cải thiện độ chính xác của dự báo nhu cầu trực tiếp gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Cứ tăng 1.5% độ chính xác, thì lợi nhuận sẽ tăng 1%. Tuy nhiên việc tăng 1.5% độ chính xác thường không dễ dàng như mọi người thường nghĩ vì độ chính xác cần được đo lường bằng những KPI phù hợp, ở cấp độ chi tiết phù hợp và phần trăm cải thiện phải được kiểm chứng là xảy ra đồng đều trong một thời gian đủ dài. Như vậy, để cải thiện thì cần phải đo lường, và thực trạng là rất nhiều các doanh nghiệp Việt Nam chưa có cách đo lường dự báo nhu cầu hiệu quả.

Thực trạng dự báo hiện nay

Hiện nay vẫn còn nhiều doanh nghiệp dự báo dựa vào cảm tính và kinh nghiệm. Những doanh nghiệp sử dụng dữ liệu quá khứ thì lại thường dự báo một cách khá máy móc hoặc chưa đủ độ chi tiết. Thông qua phỏng vấn với các doanh nghiệp, khoảng 64% quản lý cấp cao thừa nhận rằng hiệu quả dự báo nằm dưới kỳ vọng của họ. Các doanh nghiệp càng đa dạng hóa sản phẩm, càng có nhiều mã hàng thì lại càng gặp nhiều khó khăn trong dự báo chính xác. Đối với các doanh nghiệp có từ 1000 mã hàng trở lên, rất khó để đạt được độ chính xác trên 70%.

Theo ông Julien, điểm mấu chốt đầu tiên của dự báo là hiểu được dữ liệu quá khứ. Một ví dụ tiêu biểu nhất cho việc này là cuộc bầu cử tổng thống Mỹ. Ông Julien chia sẻ rằng mặc dù tất cả các phiếu khảo sát đều cho thấy Hillary Clinton đạt được độ tín nhiệm cao và dự báo bà có khả năng chiến thắng đến 95%, nhưng thực tế thì hoàn toàn ngược lại. Trong vô vàn những ý kiến cho rằng bà Hillary sẽ đắc cử, chỉ có một người không tin vào những khảo sát cảm tính, và thay vào đó đi vào phân tích những tiêu chí quan trọng trong suốt chiều dài lịch sử bầu cử của Mỹ để đưa ra dự báo là ông Donald Trump sẻ đắc cử. Người đàn ông độc nhất này là giáo sư tiến sĩ Alan Lichtman. Ông là người luôn dựa vào việc phân tích lịch sử để dự báo kết quả bầu cử, và ông đã chính xác trong suốt 30 năm qua, và là bằng chứng sống cho tầm quan trọng của việc hiểu rõ số liệu trong công tác dự báo.

Hiện nay tại Việt Nam, ngoài các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn thường sử dụng cảm tính để dự báo, thì ngay cả tại các doanh nghiệp lớn, đôi khi dự báo được xây dựng dựa vào những số liệu không chính xác hoặc chưa được xử lý phù hợp, nhưng đa phần là do thiếu công cụ chuyên dụng giúp hiểu đúng đặc điểm dữ liệu để áp dụng phương pháp dự báo tối ưu. Hiện còn nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng Microsoft Excel là công cụ chính để thực hiện dự báo. Chính vì không phải là một phần mềm chuyên dụng nên Excel thường không đưa ra được dự báo chính xác và khó ứng dụng được ở cấp độ chi tiết cao. Việc sử dụng Excel thường sẽ hạn chế dự báo trong những phương pháp rất đơn giản và không nắm bắt được toàn bộ đặc điểm của dữ liệu quá khứ. Hiện tại, trên thị trường xuất hiện khá nhiều phần mềm chuyên dụng về dự báo nhu cầu với mức đầu tư rất kinh tế và hiệu quả cao như Forecast Master, Future Master…

Lý do lớn thứ 2 khiến cho việc dự báo khó khăn ở các doanh nghiệp là vấn đề lựa chọn cấp độ chi tiết. Cấp độ chi tiết của dự báo sẽ ảnh hưởng đến khả năng tích hợp kiến thức và kinh nghiệp của bộ phận kinh doanh giúp điều chỉnh dự báo sát với thực tế hơn, cũng như đến nhà máy và bộ phận thu mua trong việc lên kế hoạch sản xuất và thu mua nguyên vật liệu. Về vấn đề dự báo ở cấp độ nào là phù hợp, hiện nay có rất nhiều ý kiến trái chiều. Có những doanh nghiệp thường dự báo ở cấp độ tổng thể cao, như là theo ngành hàng, nhóm hàng, hoặc nhãn hiệu. Vì thiếu độ chi tiết nên dự báo vẫn chưa hỗ trợ hiệu quả cho việc lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu cũng như sản suất. Mặt khác, có những doanh nghiệp dự báo ở cấp độ chi tiết nhất là mã hàng, nhưng lại gặp khó khăn trong việc tích hợp ý kiến của đội ngũ kinh doanh.

Ông Julien chia sẻ rằng câu trả lời cho vấn đề này nằm ở việc cân bằng giữa hai thái cực. Đương nhiên là doanh nghiệp nên dự báo ở cấp độ chi tiết hơn là chỉ dừng ở ngành hàng hoặc nhãn hàng, nhưng cũng không nên đi quá chi tiết đến từng mã hàng đơn lẻ nếu cảm thấy điều đó gây khó khăn cho việc phối hợp với bộ phận kinh doanh. Những doanh nghiệp dẫn đầu về dự báo trên thế giới hiện nay thực hiện dự báo theo từng "tổ hợp sán phẩm" (product mix) có những đặc điểm thương mại và sản xuất tương đồng. Bằng việc thực hiện phân tích số liệu và hiểu rõ hành vi mua hàng của khách hàng, yếu tố mùa vụ, độ nhạy cảm với khuyến mãi (promotion sensitivity), và những đặc điểm về sản xuất như loại nguyên vật liệu, lead-time, yêu cầu bảo quản,… mà doanh nghiệp có thể thiết lập những tổ hợp sản phẩm bao gồm những mã hàng có đặc điểm thương mại và sản suất tương đồng, cho phép dễ dàng tích hợp ý kiến đóng góp của bộ phận kinh doanh và vẫn đủ độ chi tiết cho bộ phận sản suất và thu mua sử dụng để lập kế hoạch.

---------------------

CEL Consulting là công ty tư vấn quản lý chuỗi cung ứng và điều hành sản xuất tại khu vực Đông Nam Á từ 2005. CEL Consulting đi đầu phát triển các giải pháp công nghệ giúp quản lý và điều hành cung ứng, kinh doanh hiệu quả hơn như INO Bulk WMS, Forecast Master, Metrix, SIMCEL...CEL Consulting cũng là đối tác uỷ quyền của các tổ chức và hiệp hội hàng đầu trên thế giới trong ngành cung ứng như APICS – Hiệp hội Điều hành Sản xuất của Mỹ, ISM – Học viện Quản lý Nhà cung cấp của Mỹ... nhằm hỗ trợ đào tạo và phát triển nhân sự Việt Nam trong ngành cung ứng một cách chuyên nghiệp và bài bản qua các chứng chỉ quốc tế như CPIM, CSCP, CPSM, CPSD... 
www.cel-consulting.com